(2015年9月記事)

こんにちは、保育・育児アドバイザーの松原美里です。
保育士コミュニケーション講座

「職員のアイディアを生かす会議の進め方」

~発言のハードルを下げ、意見を引き出す~

~を開催しました!

会議・・・なぜ、こちらで

大切なテーマとして扱っているのかというと、

理由が2つあります。


1つ目
は・・・

会議なんて眠いだけだと思っていた私自身が、

如何に、みんなにとって意味のある時間にできるか?

こども園移行という嵐のさなかにあって

みんなで集まることの意義を振り返り、

新体制へ向けての疑問や課題など

試行錯誤を行う中で

やってみて有意義だったこと

こちらの講座にちりばめているということ。

2つ目は・・・

上の方針と現場の状況との板ばさみな状況の中、

職員の妊娠や退職が相次ぎ

私自身が行き詰った時に

腹を割って現場に相談をしたことから

私一人が悩んで出した答え以上のものが、

現場からどんどん出てきたこと。

こういった体験を踏まえて、現在進行形で

さらに有意義な時間にできないかと

会議に向き合っています。

このエキサイティングで頼もしい感じを、

一人でも多くの会議に課題を持っていらっしゃる皆さんと

分かち合いたい。

それぞれの現場に即した

新たな叡智を生み出す時間が持てたらいいな。

~そう考えたことが大きくありました。

当日、皆さんからの会議アイディアの中では

「経験者のポジティブな体験談を踏まえて、
現場にふりかえりの時間を持つ」

「粘土を練りながらやってみる」

「立って会議をしてみる」

「おやつを食べながら・飲みながら会議をしてみる」

~など、さまざまな声も上がっていました。

これからまた新たな息吹(取組)が見られるのが、

楽しみですね!

以下、レジュメからご紹介します

-----------------

●ある、会議の風景
「運動会について、何か意見は?」
・・・シーン・・・。
「意見はありませんか?」
・・・シーン・・・(目を逸らす職員)
「ないなら、例年通りこれで決定とします。」
~いつも意見が出ない・・・。
●心の中の声は?
「それでいいと思います。」
「それ、去年と同じですよね・・・。」
「新しいこと、やりたいなぁ~。」
●ロッカールームでの会話
「運動会、毎年同じだよね。」
「あ~あ、運動会の季節が来ちゃったなぁ。」
「これから毎日、大変だな~。」

~言葉にならない声が心の中に押し込められている?!

1.職員が発言しやすい会議とは?

・発言するのは決まった人?!
-なかなか若手が意見を言わない
-声の大きい人の意見で決まってしまう
-その後の影響を考えて、声が挙げにくくなっている

「どうせ言っても無駄」~諦めムード・意見はあるのに出てこない~停滞ムード

・通達会議になっていませんか?
受け身な会議
・出来事(完結していること)の報告として受け止めている
・聞くことで完結しており、特に何かを期待されているわけではない場
・自分とは遠いことで、関係がないように感じている

・そもそも会議とは・・・
日々、シフト制で動いている保育の現場において、
様々な子どもに関わるうえでの「ライン」を共有する機会。
⇒情報共有をし、共通認識が持てることが 現場での行動に直結する。

「事件は会議室で起こっているんじゃない。現場で起こっているんだ!」
~委ねられた現場でのとっさの判断のために、指針となるのが 情報共有の機会。

~新人・中堅・ベテラン・・・それぞれの視点によって、園に貢献できる機会
・会議で得られるもの
‐出てきにくい意見ほど 真理を突いていることも
‐新しい風を起こす可能性を秘めている
‐見落としがちな“リスク”に目を向けるきっかけとなる
‐園内の関係性~“システム”が見え、課題を解決していく機会に。

<あなたの職場で課題と感じていること・最後に目指す状態、園に持ち帰りたいもの>

*目標設定・現状認識が重要(意識化する)~セルフコーチング

2.発言しやすい場づくりのために

相手の発言を否定せず、第一声は受容を!

相手の言ったことを受け止めて、その上で自分の意見を乗せていく。
and・・・と否定せずに自分のアイデアを融合させることで
お互いが気持ちよく、アイディアを出し合うことが出来る

「良いですね。」「なるほど」「おもしろいですね。」
「斬新ですね」「先生らしいですね。」
~と、気持ちよく受け入れ、
『その上で、さらに・・・』という視点で、意見を募っていく

<EX>
「もっと、今までやったことがないことがやってみたいです!」
「今までやったことがないこと、いいですね♪ たとえばなんでしょう?」
「たとえば・・・。○○を使ってみるとか!」
「いいですね~。○○を使って、どんなことが出来ますか?
安全だけ注意したいですね~。他の人はどうですか?」

<ワーク:職員が発言をしやすい会議とは・・・?>

3. 発言は場への貢献

意見を上げにくい背景として考えられること
・人前で話をする体験があまりない
・自分の意見を求められる機会が少なかった
・自分の意見が正しいかどうか、自信がない
・勇気を出して発言をして、良い思いをしたことがあまりない。
・自分が発言をすることで、その後の人間関係への影響が気になる
~などが考えられる

発言は場への貢献
・意見を上げることが提案者と場への貢献である
・大切なのは、発言者のモチベーションを高めるかかわり
~使命感とともに発言をしてもらうための、土台作り(前提共有)
EX:若手職員の後押し

発言の勇気に、感謝の言葉を!
「(勇気をもって声を出してくれて)ありがとう。」
~感謝=発言への存在承認によって、発言をした人の“勇気”が報われる。

その一言は、人の心を動かす“貢献”になる
-だれかの発言によって、場に影響が起こる
-場に出すことで消化される声もある
-「良い」「悪い」で切り捨てず、発言の勇気を尊重する

発言を承認する言葉掛けによって、会議の場全体に
「発言してよかった。」 「あれでよかったんだ。」
~と、発言することへの肯定感が生まれてくる

発言する ⇒ 認められる ⇒ 発言することへの抵抗が下がる
⇒ 発言がしやすくなるという“発言の好循環”に!

発言を機に、その他の視点を募る
「他にはどうですか?他の視点をお持ちの方はいませんか?
いろいろな意見が上がると○○の意味で助かるので、
どんどん声をいただきたいのですが」

参加者を観察し、心が動いた人に意見を募る
「○○先生、いま何か心が動いたようでしたね。聞かせてもらえませんか?」
~心が動いた直後は声を出しやすい。

4.ハードルが下がり意見が出る、場づくり

良いことを言おうとしなくていい。
出し合う中で、ひらめきが起こる。

<ワーク:発言のハードルを下げるためにできることは?>

<内省>
紙を配り、テーマ(内容)を伝えて
議題について感じていることを書き出す時間を作る

自分と向き合う時間を取ることで、考えを整理する機会になる
(意見を持っていないのではなく、準備ができていないだけ)

*たくさんアイディアを出してほしい時は、
ポストイットを数枚ずつ配るのも有効。

⇒ a.記載用紙を集めて後日集計
b.書き出したことで心のハードルが下がる
~隣同士で内容を共有など
<2~3人組>
・隣同士で2人組になり、
感じたことやアイディアを話してもらう
(少人数で話すクローズドな場により、意見が話しやすくなる)

⇒全体の場では話しにくいことも、
おしゃべりのような感覚で率直な感想が出てきやすくなる

<共有>
・内省で紙に書いてもらったものを
2~3人一組になって話し合ってもらい、
その後、全体の場で代表の人に出てきた意見を共有してもらう

⇒自分だけの声ではなく、代表ということでハードルが下がり
使命感から話がしやすくなる

・否定しない
・意見を面白がる
・誰もが同じように話せるよう、お互いに配慮を
・全体の場だと緊張感が生まれる。
・少人数にすることで表現しやすい状態を作る
-全体の場でも様々な意見を拾いやすくなる

発言のハードルを下げる
「たとえば
○○(ちょっとふざけた意見)という声、
○○(否定的な意見)という声、
○○(賛成の意見)という声、
○○(異なる視点からの意見)という声、
なんでもいいのであなたが感じていることを
言葉に出してみて下さい」
~という働きかけ

提案者の在り方
発言を促進するかかわりかたとは?

【見守り】
内省・話し合い中、全体を回りながら出てきた内容に耳を傾ける。
【共 感】
「なるほど~。」「それ、ありますよね。」「大事ですよね」等、意見に共感。

⇒「これでいいんだ」と意見を出す側への承認・心強い後押しに!

5.「自分ごと」になる議題の伝え方

主役は、参加者
≪参加者=主役が、どこまで腑に落ちるのか。≫
会議は、加をするが主役。
~腑に落ちた度合いによって、保育の中での行動が変わってくる~

≪主役が理解し、アクションを起こしやすくなるために≫
・参加者同士でディスカッションをする
・意見を出し合い、園内での共通認識のすり合わせを行う
~といったプロセスが、迷いのないアクションにつながる

参加者としての主体的なかかわり
受け身な時には批判として感じることも、主体的になると選択肢にかわる

【参加者同士で出来るフォロー】

~参加者と発言者の間をつなぐ“架け橋”になる

●発言している人がいる時には、笑顔で発言を受け止める
~アイコンタクトによって、「聞いていますよサイン」が伝わる。

●発言者に呼吸を合わせる。
~場の空気に一体感が生まれる。

●素朴な疑問やお話の内容をまとめ返して、確認する。
EX:「これってこういうことですよね」
~さらなる補足・修正が出てくる可能性も。

●良かったところ・現場に意味があると感じたことを
場に「感想なんですけど」と、言葉にして伝えてみる。
~誰かのアクションによって、場が動く。

●以前 意見を聞いたことがある人・何か言いたそうにしている人に
前向きな提案につながるよう、さりげなく話を振ってみる
~そこから園にとって意味のある対話が深まる可能性も。

【現状・理想の状態・課題を「みんな」に分かる言葉で】
●当事者にしか見えていない“前提”がある
参加者が状況をつかめずに意見を出すに出せない・・・
~を防ぐためには?!

●提案者と意見を言う人の視点を一緒にしておくこと
~事前に内容を整理する“たなおろし”のススメ
*ポイント*
・現場にどうかかわるのか?
・どういった影響が出るのか?
・自分ごととして捉えられる現象や出来事を盛り込むこと

●理想の状態になるための“意見”を募る
~現状・理想の状態・課題を踏まえることで提案者と発言者の視点が一緒になり、
どのような発言をすると役立つのか、求められていることが明確になる

<Let‘s TRY!>
2.理想の状態:何にも制約がないとしたら・・・といった視点で出てくる、良い状態

3.課題:理想の状態のために、気になっていること・ハードルとなっていること

1.現状:今自分に見えていること・気になっていること・上手くいっていること

<ロールプレイ>
1. 提案者:参加者が分かるように伝え、場をホールドする
2. 参加者:主体的な参加者に!
3.オブザーバー:良かったこと・さらに・提案者のインパクト

<やってみて感じたこと>

6.次につなげる仕組みづくり
“自分たちの声が現場を動かしている”という実感が発言の原動力に
具体的なアクションが起こり、
現場が動いていくのを目の当たりにする

「みんなで出し合って決めたことが、良い結果につながった」
~達成感・自信に。

ディスカッションの意義を感じる流れを園内に
●すぐに実行できること
・小さな一歩(簡単なこと)
・“今すぐ!”必要としていること
・今ある仕組みの中に、すぐに取り入れられること
・必要としていたことの答え

●課題として今後につなげる
・今後の仕組みの変更が必要なもの
・さらに意見を出し合って、煮詰めていく必要があること
・連携機関などと足並みをそろえていく必要があること
・タイミングが“今”ではないもの(猶予があるもの)

●タブーとするラインの共有
・これだけは園として“無し!”とする共通事項
・園内のルールと照らし合わせて、ラインを明確にすること
・まだ関係する出来事は起こっていないが、起こしてはいけない事態。
(それに向けての準備が必要)
・最悪の事態の教訓など
~全体の場で具体的なアクションとして落とし込むことで現場が動きやすくなる

<“声を上げて良かった”実感が好循環につながる>

●自分の意見が採用された、報われたという体験
次回発言時の原動力となる。
繰り返していくうちに“意見の出やすい場”の好循環が回る

●言いにくいことも伝え合う気風
意見を出し合う場において、
良い意見だけではなく苦言や言いにくいことを発言する人
~さまざまな視点を代弁してくれている人
(誰もがどこかで感じている声を代表している)

課題として受け止め、今後の議題に!

言いにくいことを言ったことで新たな局面が開けた体験

揺るぎない信頼感・チームワークへとつながる

●大切なのは、進捗報告
すぐには結果としてあらわれなくても
「みんなに意見をもらった○○ですが、いまこうなっています。」
~と、時折 進捗状況を報告する

“園に貢献できた自分”を思い出す機会
園全体としての意識の高まり

連帯感を持って進捗を見守る姿勢へ

結果・変化の現れがチームの満足感につながる
現場としてのモチベーションが高まる

7.振り返り・まとめ・明日からできそうなこと

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<参加者の感想を一部ご紹介します>

・参加者は意見、アイディアがあると信じることの大切さを感じました。

・知らない人と話し合う事によって、色々な意見を聞く事ができ、
その事が今回の講義のシュミレーションになり、いい経験になった。

・参加者の方々と意見交換が出来たのが良かった。

・提案者の話を聞く姿勢も影響するということが分かりました。

・ポイントごとにワークがあったので、
自分自身で感じ理解を深めることが出来た。

・提案を順序だてていう事の大切さを感じました。

・会議に積極的に参加することで
園を運営しているという一体感が生まれチームワークが強くなる・・・
というのが、印象的でした。

・いいやすい環境作りも大切ですね。
ハードルを下げる方法に、考えるところがありました。

・正しい(?)(正解)もの、よいもの(解決策)の意見を求めていた。

・職員会議=時間がない、面倒くさい……というイメージがあったが、
意見はギフトであり、会議は園作りのチャンスになると感じました。

・広くしゃべらせる―グループ作りでの意見交換を、ぜひやってみたい。

・伝達しなければいけないことは紙ベースにし、
意見交換の時間を十分にとろうと思います。

・まずは意見をYESで受け止めていこうと思います。

・信じることにエネルギーを割ぐ!
~ということを大事にします。

・自分の熱い思いをコントロールしたいと思います。

●今回の講座は、DVDにもなる予定ですので、

興味がある方はどうぞ、ご活用ください。

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